Vamos falar de e-mails

Sim! Sobre os erros mais comuns ao enviar e-mails. São procedimentos super simples, mas que facilitarão o seu dia-a-dia e a vida de todos os seus contatos.

Pessoal x Profissional
Hoje em dia é obrigatório ter um endereço de e-mail em seus cartões de apresentação, certo? Geralmente, esse e-mail, é relacionado à sua vida profissional. Por isso mesmo que você deve ter separar os seus contatos. Uma conta de e-mail pessoal e outra profissional.
Ok, ok... Muita gente já faz isso! Porém, a forma de gerenciar os contatos e PRINCIPALMENTE as mensagens, é que vem dando dor de cabeça para você e para a maioria dos seus contatos.
Muitas pessoas conseguem administrar essa divulgação dos e-mails. O maior problema está na hora de enviar e-mails.

Vejam bem, você sempre passa para seus amigos e parentes, seu e-mail pessoal (meunick@gmail.com). E para seus contatos comerciais, corporativos, etc, o profissional (meunome@suaempresa.com.br).
Até aí, tudo certo. O problema todo começa, é na hora de enviar e-mail para as pessoas. Na hora de usar seu Messenger.  O descuido mais comum é adicionar os contatos profissionais, junto com os pessoais nas duas contas de e-mail. E além disso, não raro, mandar e-mails de conteúdo pessoal, com brincadeiras, piadas e etc. para todo mundo da lista, sem tomar o cuidado de conferir, quem é contato profissional e quem é contato pessoal. Ou seja, seus contatos profissionais não vão lhe ver com bons olhos, pois a impressão que se têm, é de que você trata seu meio de comunicação de forma amadora. E ninguém quer manter negócio com amadores, certo?

Outra falha é mandar esses e-mails com conteúdo pessoal, para a turma amiga, mas usando sua conta de e-mail PROFISSIONAL. O que vai acontecer? Toda resposta e/ou encaminhamento com brincadeiras, piadas, pegadinhas dos seus amigos, serão enviados diretamente para o e-mail da sua empresa. O Administrador de Tecnologia vai deparar-se com um uso grande de uma conta de e-mail, vai prestar mais atenção no conteúdo das mensagens que estão chegando e fatalmente irá informar isso para seu chefe. E isso não é nada bom.
A solução é muito fácil e simples!
Faça uma limpeza nos contatos de todas as contas. Apagando os contatos pessoais da conta profissional e vice-versa.
A partir daí, quando quiser mandar e-mail para a “tia Cotinha”, você vai usar apenas a conta meunick@gmail.com.

Educação e Segurança.
Você já recebeu e-mails de pessoas / empresas / promoções as quais nunca ouviu falar? É... Mas eles ouviram falar de você. Como?
Muito simples. E isso é um descuido seu e dos seus contatos! Veja como:

1. Você recebe um e-mail interessante / engraçado / bonito / útil de alguém;
2. Resolve ENCAMINHAR para o máximo de pessoas;
3. Porém, não tem o cuidado de conferir o conteúdo (passar antivírus ou pesquisar no Google para saber se o conteúdo é verdadeiro e/ou seguro).
4. Simplesmente aperta o botão ENCAMINHAR e no campo da mensagem PARA: coloca todos os endereços de seus contatos, conforme a figura abaixo:

O que vai acontecer é que todos os contatos que você colocou no campo PARA (To em inglês), vão ficar sabendo o endereço de e-mail uns dos outros. Isso não é educado – Pois a maioria das pessoas, ainda gostam de privacidade. Não querem ter seus endereços de e-mail divulgados – e é uma falha na segurança – Assim como eles ficarão sabendo, se eles encaminharem essa mensagem e colocar o endereço de todos os contatos deles no campo PARA, vamos ter mais e-mails sofrendo quebra de privacidade. E sempre, acaba caindo nas mãos de alguém que quer fazer aquelas propagandas que você detesta receber e não SABIA de onde o pessoal conseguia seu e-mail. O pior é quando cai na mão de algum CRACKER. Aí ele manda e-mails “inocentes” para toda essa lista, e alguém, invariavelmente, no final tem seu Orkut, MSN, e-mails invadidos. E outra "bola de neve" com e-mails perigosos começa a atacar todos os endereços de e-mail...

Mas calma! Podemos resolver isso! é muito simples.
Quando você encaminha um e-mail, geralmente acontece conforme a imagem a seguir:

Ao abrir a janela, todos os endereços das pessoas que receberam o mesmo e-mail que você, aparecem no corpo do e-mail (conforme a área destacada em vermelho) É assim que os e-mails são amplamente divulgados, sem nenhuma segurança e privacidade.


Vejamos agora, na próxima imagem, a prática correta ao encaminhar mensagens:

1. Se você vai encaminhar para apenas uma pessoa, coloque o e-mail da pessoa no campo PARA (To). Neste exemplo, estou encaminhando para vários contatos pessoais, uma piada que recebi. Dessa forma no campo PARA (To) irei colocar o meu próprio e-mail, para preservar a privacidade das pessoas e manter a segurança.
2. O Campo Cco (Bcc em inglês) ou Cópia Oculta é onde colocarei todos os endereços de e-mail para os quais estou enviando a mensagem.
3. No corpo do e-mail, onde apareciam os endereços das outras pessoas que receberam o mesmo e-mail, eu simplesmente selecionei e apaguei.

Se quiser, mande um recado para a galera, escrevendo algo no corpo do e-mail como, “Olha que engraçado o que eu recebi galera!!!”
Aperte o botão ENVIAR.

Simples, rápido, fácil, SEGURO e educado, pois respeita a privacidade dos seus contatos.
Use o mesmo processo, PRINCIPALMENTE quando for encaminhar algum e-mail, usando a sua conta profissional (meunome@suaempresa.com.br). Afinal, é muito deselegante e anti-profissional, sair divulgando os e-mails de seus clientes / parceiros / fornecedores.


Finalmente
Divulguem esse tutorial na sua empresa, em seus contatos pessoais, para que todo mundo aprendam como manter a segurança e a privacidade de seus contatos. Lembre-se de no campo PARA, colocar seu próprio e-mail e só colocar os e-mails dos contatos, no campo CÓPIA OCULTA.
E no corpo do e-mail, você pode escrever algo como:

"Olá!
Vejam que legal as dicas de segurança e privacidade ao enviar e-mails:  http://melhorou.blogspot.com "

That’s all
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